Tapahtuman suunnitteluun kuuluu tärkeänä asiana pohdinta siitä, miten tapahtuman kävijät pääsevät tapahtumapaikalle. Liikkumiseen liittyviä asioita pohtiessa on hyvä miettiä, odotetaanko kävijöitä vain paikkakunnalta, lähialueilta, muualta Suomesta vai myös esimerkiksi ulkomailta. Entä millä eri tavoin vieraat voivat saapua perille ja miten heidät ohjataan tapahtumapaikalle?
Pääseekö tapahtumaan saapumaan sujuvasti julkisilla kulkuvälineillä tai kävellen vai järjestetäänkö yhteiskuljetus? Entä voiko paikalle saapua omilla kyydeillä? Jos voi, niin silloin pitää miettiä myös pysäköintiä lähialueille. Järjestäjän pitää silloin suunnitella tarkasti kulkureitit ja selvittää ja varmistaa paikoitusalueet.
Kaupungin pysäköintialueista vastaa WIlliparkki Oy, jonka sivustolla on tietoa pysäköintiasioista.
Muistathan pysäköintiä suunnitellessa huomioida esteettömyyden: mahdollisimman lähelle tapahtuma-aluetta tulee sijoittaa sopiva määrä hieman suurempia esteettömiä pysäköintipaikkoja tasaiseen maastoon.
Opasteet ja tarvittaessa myös liikenteenohjaus tulee huomioida ja suunnitella valmiiksi hyvissä ajoin ennen tapahtumaa. Tapahtumaan saapumista, kuljetuksia ja tapahtuma-alueella liikkumista varten kannattaakin hankkia tarvittavat opasteet ja kyltit.
Saapumisesta ja liikennejärjestelyistä kannattaa informoida etukäteen, jotta saapuminen tapahtumaan sujuisi hyvin. Kävijöille tulee luonnollisesti ilmoittaa tapahtumapaikan osoite ja kertoa, jos paikalle pääsyyn liittyy jotain erityistä.
Tapahtuma-alueen läheisyydessä olevista pysäköintipaikoista kannattaa tehdä kartta.